Comment tousformateurs gère l'administratif en faisant du portage Qualiopi ?
Avec notre OF (organisme de formations), nous proposons du portage Qualiopi via le service tousformateurs. Nous devons donc gérer un grand nombre de formateur·rices et de sessions de formations pour dégager une marge intéressante.
Gérer tout manuellement serait un travail trop chronophage et fastidieux…
Nous utilisons donc tousquali pour nous aider dans la gestion de cet OF avec une activité un peu particulière.
On gagne du temps et on est plus sereins
Simplifier notre activité passe par trois grands piliers.
L'interface permet à nos formateur·rices de gérer facilement leur catalogue de formations et de planifier des sessions de formations avec leurs apprenant·es. Du côté OF, nous pouvons valider ces formations et sessions pour éviter qu'il ne manque des informations. Nous suivons également le parcours et les financements des apprenant·es.
Lors de l'ajout d'un·e apprenant·e sur une session de formation, nous pouvons choisir de gérer son parcours automatiquement. C'est-à-dire qu'à chaque moment-clé de la formation, un email sera envoyé, un questionnaire ou un document généré. Ça nous évite d'oublier d'envoyer une convocation par exemple, et nous fait gagner du temps dans le suivi des apprenant·es.
Chaque formateur·rice peut gérer ses formations, ses sessions et ses apprenant·es depuis une interface qui lui est dédiée. Cette dernière permet, entre autres, de voir un calendrier avec ses sessions, de signaler un·e apprenant·e absente ou de renvoyer un email avec le questionnaire des besoins.
Les apprenant·es disposent également d'une interface où il·elles peuvent retrouver toutes les informations nécessaires à leur formation : l'adresse du lieu de formation, les documents générés, les questionnaires à remplir, les présences à signer, etc.
Pour élargir les possibilités de la plateforme, nous l'avons relié à Zapier pour connecter plusieurs autres outils. Nous recevons des notifications dans Discord lorsqu'une nouvelle session de formation a été soumise à un·e de nos formateur·rices. Une tache est créée dans ClickUp pour nous rappeler d'envoyer la facture à un·e apprenant·e lorsque sa participation a été validée.
En gros…
La plateforme nous permet de passer moins de temps sur l'administratif et d'éviter les erreurs dans notre suivi de la certification Qualiopi. Nos formateur·rices et apprenant·es sont aussi content·es de pouvoir avoir une interface dédiée pour gérer leur formation.
