Comment relever le défi administratif de Qualiopi quand on est formateur·rice indépendant·e ?

Coralie, formatrice indépendante en communication et développement personnel, gérait son activité avec des outils comme Excel et des e-mails pour organiser ses formations et suivre ses apprenant·es. Si cette méthode fonctionnait à ses débuts, elle est rapidement devenue un frein à son développement.

Les défis rencontrés par Coralie

Chaque mois, elle passait 12 heures à mettre à jour ses fichiers Excel pour suivre ses apprenant·es et ses formations. Ce processus, long et répétitif, était également une source d’erreurs.

Préparer un audit Qualiopi représentait une charge considérable pour Coralie : il lui fallait jusqu’à 5 jours complets pour rassembler les informations demandées.

Enfin, cette organisation chronophage l’empêchait de se concentrer sur des aspects essentiels de son activité, comme l’innovation pédagogique ou la prospection de nouveaux·elles client·es, limitant ainsi ses opportunités de développement.

Les solutions apportées

En adoptant notre plateforme, Coralie a complètement délaissé Excel et les processus manuels pour une gestion automatisée et centralisée de son activité de formatrice.

1. Une gestion des formations simplifiée

• En seulement quelques clics, Coralie a pu créer un catalogue professionnel en ligne. Résultat : une augmentation de 20 % des inscriptions grâce à une présentation claire et accessible.
• Coralie planifie ses sessions de formation en moins de 15 minutes, alors qu’elle y consacrait auparavant au moins 2 heures pour chaque session.
• Le tableau de bord intégré remplace ses multiples onglets Excel. En quelques secondes, Coralie accède aux progressions, présences et résultats, réduisant ses erreurs administratives de 90 %.

2. L’automatisation de la conformité Qualiopi

• Les évaluations de satisfaction, attestations et feuilles d’émargement sont générées automatiquement, ce qui lui fait économiser 8 heures par mois.
• Coralie est passée de 5 jours de préparation pour les audits à 4 heures, grâce à la centralisation des documents sur la plateforme.
• La newsletter intégrée l’informe des mises à jour Qualiopi, lui évitant de consacrer 2 heures par mois à chercher des informations.

3. Des outils numériques intégrés

• Les apprenants accèdent à leurs supports de formation en ligne, augmentant leur satisfaction et leur engagement de 15 %.
• Elle a remplacé les feuilles d’émargement papier par un système numérique validé en moins de 5 minutes, parfaitement conforme pour les audits.

Les résultats

Depuis qu’elle utilise notre plateforme, Coralie a observé des gains significatifs :

Conclusion

En abandonnant Excel et en adoptant notre plateforme, Coralie a trouvé bien plus qu’un outil : un véritable levier pour développer son activité sereinement tout en assurant une conformité totale à Qualiopi.